Peran dan Fungsi Administrasi Pendidikan

    Peran administrasi terhadap perencanaan pendidikan dapat dilihat dari fungsinya. Hal itu merupakan sifat dasar kegiatan administrasi yang memiliki fungsi pokok, yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengoorganisasian, pembiayaan, dan pengawasan. Sebagaimana ditegaskan oleh Syaiful Sagala, bahwa fungsi administrasi, dilihat dari konsep dan teori administrasi, dimulai dari proses perencanaan, pengoorganisasian, pengarahan, pemantauan, dan penilaian atau evaluasi terhadap semua program kerja. Berikut ini ialah uraian fungsi-fungsi administrasi pendidikan:
    1.   Perencanaan

    Fungsi administrasi pertama ini sejalan dengan perencanaan pendidikan, yaitu kegiatan menetapkan tujuan yang ingin dicapai, cara mencapainya, waktu yang dibutuhkan, jumlah orang yang diperlukan, dan besarnya biaya. Menurut Gibson perencanaan mencakup kegiatan menentukan sasaran dan alat sesuai untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan menurut Gaffar perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan dating untuk mencapai tujuan.

Jadi, perencanaan merupakan sasaran untuk bergerak dari keadaan masa kini ke keadaan masa yang akan dating sebagai suatu proses yang menggambarkan kerjasama untuk mengembangkan upaya peningkatan organisasi secara menyeluruh.  Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut:

a.    Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.
b.    Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.
c.    Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan
d.    Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan
e.    Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan

Syarat-syarat perencanaan adalah sebagai berikut:

1)    Perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas
2)    Bersifat sederhana, realistis, dan praktis.
3)    Terperinci, memuat segala uraian serta klasifikasi kegiatan-kegiatan dan rangkaian tindakan, sehingga mudah dipedomani dan dijalankan.
4)    Memiliki fleksibelitas, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi situasi sewaktu-waktu.
5)    Terdapat perimbangan antara bermacam-macam bidang yang akan digarap dalam perencanaan itu, menurut urgensinya masing-masing.
6)    Diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya, dan waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber daya dan dana yang tersedia dengan sebaik-baiknya.
7)    Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan.     

    2.   Pengoorganisasian

    Pengoorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan membagi tugas pada semua orang yang terlibat kerjasama dalam pendidikan. Termasuk didalam kegiatan pengoorganisasian adalah penetapan tanggungjawab, tugas dan wewenang orang-orang tersebut serta mekanisme kerjanya sehingga dapat terapainya tujuan administrasi tersebut.
Pengorganisasian merupakan aktifitas menyususn dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang, sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Didalam pengorganisasian terdapat adanya pembagian tugas-tugas, wewenang dan tangguung jawab secara terperinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga terciptalah adanya hubungan-hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab, hendaknya disesuaikan dengan pengalaman, bakat, minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing orang yang diperlukan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut.
Organisasi yang baik hendaklah memiliki ciri-ciri atau sifat-sifat sebagai berikut:
a.    Memiliki tujuan yang jelas
b.    Tiap anggota dapat memahami dan menerima tujuan tersebut
c.    Adanya kesatuan arah, sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindak dan kesatuan pikiran
d.    Adanya kesatuan perintah (unity of coman), para bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung, dari siapa ia menerima perintah atau bimbingan, dan kepada siapa ia harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.
e.    Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing anggota.
f.    Adanya pembagian tugas atau pekeraan yang sesuai dengan kemampuan, keahlian dan bakat masing-masing, sehingga dapat menimbulkan kerja sama yang harmonis dan kooperatif.
g.    Pola organisasi hendaknya relativ permanen.
h.    Adanya jaminan keamanan dalam bekerja.
i.    Adanya gaji atau insentip yang setimpal dengan jasa atau pekerjaan.
j.    Garis-garis kekuasaan dan tanggung jawab serta hirarkhi tata kerjanya jelas tergambar dalam struktur organisasi.

    3.    Penggerakan (Actuating)

Menggerakkan (actuating) menurut Terry berarti merangsang anggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik. Sedangkan Terry berpendapat bahwa actuating merupakan usaha untuk menggerakkan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran organisasi sekolah. Actuating berarti usaha mendapatkan hasil dengan penggerakan orang lain.
Lemahnya kinerja suatu organisasi termasuk organisasi sekolah, disebabkan lemahnya kepemimpinan dalam lembaga itu. Indikator lemahnya kepemimpinan antara lain ketidak mampuannya menggerakkan potensi sumber daya organisasi yang ada. Para personal sekolah tidak akan bekerja secara maksimal jika arahan dan pimpinannya tidak jelas. Jadi, actuating yang dilakukan oleh pemimpin sekolah adalah sebagai pemicu bagi anggota organisasi untuk bekerja dengan baik dan benar.

      4.  Pengoordinasian

   Adanya bermacam-macam tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang pimpinan. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya kesaingan yang tidak sehat atau kesimpang siuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dan personal dapat bekerjasama menuju kesatu arah tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Oteng Sutisme koordinasi ialah mempersatukan sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber lain kearah tercapainya maksud yang telah ditetapkan. Sementara itu, Purwanto mengemukakan bahwa koordinasi adalah aktifitas membawa orang, msteriil, pikiran, teknik, dan tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa koordinasian dalam suatu pendidikan adalah mempersatukan kerangkaian aktifitas penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran dengan menghubungkan, menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlangsung secara tertib kearah tercapainya maksud yang telah ditetapkan.

    5.    Pengarahan

    Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, bimbingan serta pertimbangan terhadap para personil pendidikan yang terlibat, baik yang berada dalam jabatan struktural ataupun fungsional agar pelaksanaan tugas dibidangnya masing-masing dapat dengan lancar dan tidak menyimpang dari garis program yang telah ditetapkan.  Pengarahan (directing) dilakukan agar kegiatan yang dilakukan bersama tetap melalui jalur yang telah ditetapkan, tidak terjadi penyimpangan yang dapat menimbulkan terjadinya pemborosan. Adapun kegiatan pengarahan (directing), antara lain adalah:
a.    memberikan dan menjelaskan perintah
b.    memberikan petunjuk melaksanakan suatu kegiatan
c.    memberikan kesempatan meningkatkan pengetahuan, keterampilan atau kecakapan dan keahlian agar lebih efektif dalam melaksanakan berbagai kegiatan organisasi
d.    memberikan kesempatan ikut serta menyumbangkan tenaga dan pikiran untuk memajukan organisasi berdasarkan inisiatif dan kreativitas masing-masing
e.    memberikan koreksi agar setiap personel melakukan tugas-tugasnya secara efisien.

    6.    Pengawasan

    Proses pengawasan mencatat segala kejadian yang berkembang dalam organisasi untuk memastikan bahwa organisasi berjalan sesuai dengan arah yang benar agar dapat sampai pada tujuannya dan memungkinkan manajer mendeteksi terjadinya penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan yang telah dibuat dan mengambil tindakan korektif pada waktu yang tepat. Oteng Sutisna menegaskan bahwa tindakan pengawasan terdiri dari tiga langkah universal, yaitu:
a.    Mengukur kinerja personil
b.    Membandingkan kinerja personil dengan standar yang ditetapkan
c.    Memperbaiki penyimpangan yang ditemukan dengan tindakan korektif.
    Hardawi menegaskan bahwa pengawasan dalam administrasi berarti kegiatan mengukur tingkat efektivitas kerja personel dan tingkat efisiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan. Adapun Johnson mengemukakan bahwa pengawasan ialah sebagai fungsi system yang melakukan penyesuaian terhadap rencana, mengusahakan agar penyimpangan tujuan system hanya dalam batas-bats yang dapat ditoleransi. Artinya, pengawasan sebagai kendali performen petugas, proses, dan output sesuai dengan rencana.
Oleh karena itu, pengawasan dapat diartikan sebagai salah satu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku personel dalam organisasi pendidikan dan mengetahui sesuai tidaknya tingkat pencapaian tujuan pendidikan dengan tujuan yang dikehendaki. Dari hasil pengawasan, dapat ditentukan perlu tidaknya dilakukan perbaikan.